Avis de confidentialité

Reynaers Aluminium accorde beaucoup d’importance à votre vie privée et prend dès lors les mesures adéquates pour protéger celle-ci, conformément au Règlement UE relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel (également connu sous le nom de “Règlement général sur la protection des données” ou “RGPD”). Par le présent avis de confidentialité (“Avis”), Reynaers Aluminium souhaite vous informer sur la collecte, l'utilisation et la protection de vos données à caractère personnel lorsque vous :

utilisez nos sites web et interagissez avec nous par le biais de ceux-ci ;
communiquez avec nous par e-mail, par téléphone, par les réseaux sociaux, par VOIP ou d'autres canaux de communication digitale ;
vous abonnez et recevez nos lettres d'informations, communications promotionnelles ou autres documents marketing ;
nous rencontrez à des foires, conférences et événements similaires ;
êtes ou représentez un de nos clients ou fournisseurs.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont nous utilisons les cookies et les technologies de traçage similaires, nous vous renvoyons aimablement à notre avis relatif aux cookies.

Nous nous réservons le droit de modifier périodiquement le présent Avis et ce, à notre propre discrétion. Dans ce cas, nous mettrons à disposition une mise à jour sur nos sites web. Si une telle modification vise une activité de traitement pour laquelle nous vous avons demandé votre consentement, il vous sera demandé de réitérer votre consentement avec la version actualisée du présent avis. Veuillez noter que nos sites web peuvent contenir des liens vers d'autres sites et services. Nous ne sommes pas responsables des pratiques et déclarations en matière de confidentialité ni du contenu de ces autres sites.

1. Qui est responsable du traitement de vos données à caractère personnel ?

Reynaers Aluminium SA, une société organisée et existante sous le régime des lois belges, ayant son siège social établi à Oude Liersebaan 266, 2570 Duffel, Belgique et inscrite au RPR/RPM d'Anvers, section d'Anvers sous le numéro d'immatriculation (TVA) (BE)0437.278.077 est responsable du traitement de vos données à caractère personnel tel que décrit dans la présente.

Dans le cas où vous auriez des questions concernant le contenu du présent Avis ou sur la manière dont vos données à caractère personnel sont traitées, comme il est ici décrit, vous pouvez nous contacter en adressant un e-mail à privacy@reynaers.com.

2. Pourquoi et pendant combien de temps traitons-nous vos données à caractère personnel ?

2.1. Lorsque vous utilisez nos sites web ou interagissez avec nous via ceux-ci.

Lorsque vous visitez notre site web, complétez un formulaire de contact ou interagissez avec un de nos sites web, nous collectons et traitons les catégories de données à caractère personnel suivantes :

Données de communication électronique (ex. adresse IP, type de navigateur et système d'exploitation, paramètres de fuseau horaire, horodatage, etc.) ;
Coordonnées et toute autre information que vous choisissez de partager avec nous via les sites web (par ex. noms, adresses mail, informations professionnelles, etc.).

Nous traitons ces données à caractère personnel pour vous permettre d'utiliser nos sites web d'une manière sûre et sécurisée, en invoquant notre intérêt légitime à mettre nos sites web à la disposition du public. Les données à caractère personnel relatives à votre visite sur notre site web sont conservées pour la durée de votre visite jusqu'à 36 mois après celle-ci, sans préjudice d'autres périodes de conservation qui ont été fixées dans l'avis relatif aux cookies.

Nous collectons ces données à caractère personnel à des fins de statistiques et pour améliorer nos sites web. À ces fins, nous nous prévalons de notre intérêt légitime à être capables d'améliorer en permanence nos sites web, le contenu qui est diffusé sur celui-ci et nos offres de produits et services. Les données à caractère personnel compilées en statistiques sont dépersonnalisées et seront conservées indéfiniment.

Nous traitons les informations que vous choisissez de laisser sur nos sites web pour répondre à vos questions et vous fournir les fonctionnalités pour lesquelles vous avez interagi avec les sites web. Pour ces deux finalités, nous nous appuyons sur notre intérêt légitime à être en mesure d'interagir avec les visiteurs de nos sites web et à leur fournir les fonctionnalités qu'ils aimeraient utiliser. Les données à caractère personnel que vous laissez sur nos sites web sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour répondre à votre demande ou vous fournir la fonctionnalité. Si votre demande s'inscrit dans le cadre de notre relation commerciale en cours, nous la conserverons aussi longtemps que vous serez notre client, et ce jusqu'à 5 ans plus tard.

Nous partageons vos données à caractère personnel avec nos fournisseurs IT, nos fournisseurs de services marketing et les sociétés affiliées de notre groupe.

2.2. Vous communiquez avec nous par e-mail, par téléphone, par les réseaux sociaux, par VOIP ou d'autres canaux de communication digitale.

Lorsque vous communiquez avec nous par e-mail, par téléphone, par les réseaux sociaux, par VOIP ou d'autres canaux de communication digitale, nous collectons et traitons les catégories de données personnelles suivantes :

les données de communication électronique (par ex. adresses IP, données relatives aux moyens de communication que vous utilisez, etc.) ;
vos coordonnées (par ex. votre nom, votre adresse mail, votre numéro de téléphone, vos alias, etc.) ;
le contenu de votre communication (par ex. un e-mail, un message envoyé par le biais d'un réseau social qui peut aussi inclure des données limitées sur votre profil, un résumé d'un appel téléphonique, etc.) ;
des détails concernant la personne avec laquelle vous communiquez de notre côté ;
des informations professionnelles (par ex. l'entreprise pour laquelle vous travaillez et votre fonction).

Nous traitons ces données à caractère personnel pour communiquer avec vous et pour répondre ou réagir aux questions ou commentaires que vous nous envoyez, pour la gestion normale des relations avec les clients ainsi que pour améliorer le fonctionnement de notre service à la clientèle et améliorer nos produits, nos services et nos processus. Nous nous prévalons de notre intérêt légitime à communiquer avec autrui, dans le cadre de nos activités quotidiennes normales et pour améliorer sans cesse notre méthode de travail. Vous comprenez que nous ne pourrions pas répondre à vos questions ou de communiquer avec vous si nous n'étions pas autorisés à traiter ces données à caractère personnel. Nous conserverons ces données à caractère personnel durant le temps nécessaire pour traiter la question ou le commentaire et ce, jusqu'à un an après.

Nous partageons vos données à caractère personnel avec nos fournisseurs de services marketing, de services IT et de communication et avec d'autres entreprises de notre groupe.

2.3. Vous vous abonnez et recevez nos lettres d'informations, communications promotionnelles ou autres documents marketing.

Lorsque vous vous abonnez et recevez nos lettres d'informations, communications promotionnelles ou autres documents marketing, nous collectons et traitons les catégories de données à caractère personnel suivantes :

vos coordonnées (par ex. votre nom, votre adresse mail, votre numéro de téléphone, vos alias, etc.) ;
vos préférences de communication (par ex. quel type de support marketing souhaiteriez-vous recevoir) ;
des informations professionnelles (par ex. l'entreprise pour laquelle vous travaillez et votre fonction).

Nous traitons ces données à caractère personnel pour vous envoyer nos lettres d'informations, nos communications promotionnelles ou d'autres supports marketing et ne le faisons qu'avec votre consentement explicite que vous pouvez retirer à tout moment. Nous conservons vos données à caractère personnel jusqu'au moment du retrait de votre consentement. Si vous êtes ou représentez un client existant, toutefois, nous nous prévalons de notre intérêt légitime à pouvoir vous envoyer notre documentation marketing relative aux produits et services que vous avez commandés auprès de nous auparavant. Vous pouvez à tout moment vous désinscrire de nos communications marketing. Vos données à caractère personnel seront dans ce cas conservées aussi longtemps que vous êtes ou représentez un client, jusqu'à cinq ans après.

Nous partageons vos données à caractère personnel avec nos fournisseurs de services marketing, de services IT et de communication et avec d'autres entreprises de notre groupe.

2.4. Vous nous rencontrez à des foires, des conférences et des événements similaires

Si vous rencontrez un de nos représentants à une foire, une conférence ou à tout autre événement ou que vous participez à un événement que nous avons organisé, nous collectons les informations suivantes :

vos coordonnées (par ex. votre nom, votre adresse mail, votre numéro de téléphone, vos alias, d'autres informations répertoriées sur un formulaire d'inscription ou une carte de visite, etc.)
la personne de notre côté que vous avez rencontrée
les interactions que vous avez avec nous lors d'un tel événement (par ex. dans un récapitulatif créé par la suite) ;
vos préférences de communication (par ex. quel type de support marketing souhaiteriez-vous recevoir) ;
des informations professionnelles (par ex. l'entreprise pour laquelle vous travaillez et votre fonction).
Votre photo

Ces données à caractère personnel sont collectées pour établir et entretenir des relations commerciales et permettre une participation réussie à des foires, des conférences ou des événements similaires pour lesquels nous nous prévalons de notre intérêt légitime à être présents ou à organiser de telles foires, conférences ou des événements et à vous inviter à ceux-ci. Nous conserverons vos données à caractère personnel jusqu'au moment où nous aurons établi que vous ne présentez plus pour nous un intérêt commercial ou, lorsque vous devenez ou représentez un client, jusqu'au moment où votre relation commerciale avec nos services prend fin, et ce, jusqu'à cinq ans après.

Si nous souhaitons prendre votre photo spécifiquement pour la publier sur un ou plusieurs de nos canaux de communication, nous le ferons uniquement avec votre consentement explicite que vous pouvez retirer à tout moment. Nous conservons vos données à caractère personnel jusqu'au moment du retrait de votre consentement.

Si nous voulons utiliser vos coordonnées pour vous envoyer du matériel marketing et que vous n'êtes pas encore un client existant, nous ne le ferons qu'avec votre consentement explicite que vous pouvez également retirer à tout moment. Nous conservons vos données à caractère personnel jusqu'au moment du retrait de votre consentement.

Vos données à caractère personnel seront partagées avec des fournisseurs de services qui nous aident à organiser et à gérer ce genre d'événements, avec nos fournisseurs IT, avec le photographe qui prend votre photo, avec les prestataires de services qui exploitent et/ou entretiennent nos canaux de communication et avec les autres entreprises de notre groupe.

2.5. Vous postulez un emploi chez Reynaers Aluminium SA ou l'une de nos filiales.

Lorsque vous posez votre candidature pour l'une de nos offres d'emploi, nous collectons les données à caractère personnel suivantes :

votre nom, fonction ;
vos coordonnées ;
votre expérience professionnelle ;
votre formation et votre parcours académique ;
votre image ;
les notes prises pendant les entretiens d'embauche ;
toute autre information que vous souhaitez inclure dans votre CV et les communications de soutien.

En principe, vous n'êtes pas censé nous fournir des données relatives à la santé ou d'autres informations sensibles similaires telles que l'affiliation politique, l'origine ethnique, la race, l'orientation sexuelle, l'affiliation à un syndicat, les convictions religieuses ou philosophiques, les données génétiques ou biométriques. Si vous fournissez néanmoins de telles informations, vous consentez explicitement à ce que nous recevions ces données.

Si vous postulez chez nous directement via LinkedIn, StepStone ou des plateformes en ligne similaires, ces plateformes sont initialement responsables de la collecte et du traitement de vos données à caractère personnel. Pour de plus amples informations sur la manière dont ces plateformes traitent vos données à caractère personnel, nous vous renvoyons aux avis de confidentialité de ces plateformes. Veuillez noter toutefois que nous ne sommes pas conjointement responsables avec ces plateformes compte tenu des différentes finalités du traitement.

Si vous postulez par l'intermédiaire d'une agence de recrutement, l'agence de recrutement est initialement le responsable du traitement jusqu'au moment où nous recevons vos données à caractère personnel dans le but d'évaluer votre candidature. Pour de plus amples informations sur la manière dont l'agence de recrutement traite vos données à caractère personnel, veuillez vous référer à l'avis de confidentialité de l'agence de recrutement en question. Toutefois, nous ne sommes pas conjointement responsables avec l'agence de recrutement, vu les différentes finalités du traitement.

Nous traitons ces données à caractère personnel afin d'évaluer votre candidature. Ce traitement est nécessaire pour établir un éventuel contrat d'emploi avec vous. Vous comprenez que nous ne pourrions pas examiner votre candidature si nous n'étions pas autorisés à traiter ces données à caractère personnel. Si vous n'est pas retenu à l'issue du processus de recrutement, mais que nous souhaitons conserver votre profil pour de futures opportunités, nous devons vous demander votre consentement explicite. Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment.

Nous traitons également vos données à caractère personnel pour surveiller et améliorer notre processus de recrutement, pour lequel nous nous prévalons de notre intérêt légitime à améliorer nos processus.

Pour les candidats qui sont passés par une agence de recrutement, nous conservons les données à caractère personnel pendant au moins douze (12) mois.

Nous conservons les données à caractère personnel de tous les candidats invités à un entretien durant un an après la candidature initiale. Nous opérons ainsi pour pouvoir examiner vos précédents entretiens au cas où vous postuleriez à nouveau chez nous à une date ultérieure.

Si vous avez accepté que nous conservions vos données pour de futures opportunités, nous conserverons ces données jusqu'au moment du retrait de votre consentement. Les données à caractère personnel que nous collectons lorsque vous présentez votre candidature pour une de nos offres d'emploi sont partagées avec les parties suivantes :

vous ;
les fournisseurs de services IT ;
les fournisseurs de services HR ;
les autres sociétés de notre groupe ;
le gouvernement lorsque la loi l'exige.

2.6. Vous êtes ou représentez un de nos clients ou fournisseurs.

Lorsque vous êtes ou représentez un de nos fournisseurs ou clients, nous collectons et traitons les données à caractère personnel suivantes :

vos coordonnées (par ex. votre nom, votre adresse mail, votre numéro de téléphone, vos alias, etc.) ;
les interactions que vous avez avec nous (par ex. toute communication commerciale) ;
des détails relatifs à vos commandes, services et/ou produits ;
des informations professionnelles (par ex. l'entreprise pour laquelle vous travaillez et votre fonction).

Nous traitons ces données à caractère personnel pour :

nous permettre d'exécuter le suivi du contrat ;
compléter les processus de commande et de facturation ;
gérer nos relations avec les clients et les fournisseurs.

Nous nous prévalons de notre intérêt légitime pour pouvoir traiter vos données à caractère personnel dans le contexte d'une gestion normale des relations. Si vous êtes un entrepreneur individuel, nous nous fondons sur le besoin de traiter ces données à caractère personnel pour l'exécution de notre contrat avec vous. Vous comprenez que nous ne pourrions pas exécuter et réaliser le contrat que nous avons avec vous ou votre employeur si nous n'étions pas autorisés à traiter ces données à caractère personnel. Les données à caractère personnel susmentionnées seront conservées sous une forme identifiable pendant dix (10) ans après la fin de notre relation avec vous ou votre employeur/client, sauf réception d'un avis préalable de la part de votre employeur/client signalant que vous avez changé de poste ou que vous n'êtes plus employé/engagé par cet employeur/client.

Vos données à caractère personnel seront partagées avec :

les fournisseurs de services IT ;
les agences de recouvrement, les huissiers et les prestataires de services juridiques en cas de défaut de paiement ou de problèmes ;
les comptables, les réviseurs d'entreprises, les fournisseurs de services professionnels, les banques et institutions de paiement ;
les autres sociétés de notre groupe.

2.7. Finalités générales pour lesquelles nous collectons et utilisons vos données à caractère personnel

i) Obligations légales et requêtes légitimes

Nous traitons vos données à caractère personnel afin de nous conformer aux obligations légales ainsi que de répondre à une demande légitime des fonctionnaires ou représentants compétents de la police, des autorités judiciaires, des agences ou organes gouvernementaux, y compris des autorités de protection des données, ce pour quoi nous nous prévalons de nos obligations légales. Vos données à caractère personnel seront conservées le temps nécessaire pour remplir nos obligations légales.

Vos données à caractère personnel seront partagées avec les fonctionnaires ou représentants compétents de la police, les autorités judiciaires, les agences ou organes gouvernementaux auxquels nous sommes tenus par notre obligation légale de fournir les données à caractère personnel.

ii) Fusions et acquisitions

Nous traitons vos données à caractère personnel pour préparer et exécuter des transactions d'entreprises, telles que des fusions, acquisitions ou scissions, pour lesquelles nous nous prévalons de notre intérêt légitime à procéder à de telles transactions. Vous comprenez que dans de telles transactions commerciales, l'identité du responsable du traitement peut changer. Nous conserverons vos données à caractère personnel le temps nécessaire pour informer convenablement les parties impliquées dans la transaction et le temps nécessaire pour permettre le traitement ultérieur par la partie acquéreuse après la transaction.

Les données à caractère personnel que nous collectons et traitons lorsque nous préparons ou exécutons une transaction commerciale sont partagées avec les parties suivantes :

les fournisseurs de services IT ;
les parties impliquées dans la préparation et la mise en œuvre de la transaction ;
les prestataires de services juridiques et professionnels, y compris avocats et banques d'affaires, assistant les parties ;
les pouvoirs publics devant être informés de la transaction ;
les autres sociétés de notre groupe qui sont directement ou indirectement impliquées dans la transaction.

iii) Défense dans le cadre de litiges et de procédures engagées

Nous traitons vos données à caractère personnel pour nous défendre dans le cadre de litiges ou de procédures judiciaires ou autres, ainsi que pour rassembler les preuves et préparer notre défense, ce pour quoi nous nous prévalons de notre intérêt légitime à être capables de nous défendre en de telles circonstances. Nous conserverons vos données à caractère personnel aussi longtemps que nécessaire, à la lumière des procédures imminentes ou en cours et jusqu'à l'expiration de tous les délais d'appel et de prescription.

Les données à caractère personnel que nous collectons et traitons lorsque nous préparons et assurons notre défense sont partagées avec les parties suivantes :

les fournisseurs de services IT ;
les experts et experts juridiques ;
les prestataires de services juridiques et professionnels, y compris avocats et huissiers ;
les autorités ou administrations judiciaires qui doivent être informées du litige ou des procédures engagées ;
les autres sociétés de notre groupe qui sont directement ou indirectement impliquées dans le litige ou la procédure.

3. Transferts de données

En principe, nous ne transférons pas vos données à caractère personnel vers d'autres pays hors de l'Espace économique européen. Chaque fois qu'un tel transfert sera nécessaire pour une ou plusieurs finalités de traitement mentionnées dans la présente, nous mettrons en place les sauvegardes nécessaires telles que des accords basés sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

4. Vos droits

Droit d'accès - Vous avez le droit de réclamer l'accès à toutes les données à caractère personnel que nous avons traitées vous concernant. Pour que nous puissions répondre à cette demande, vous devez expliquer à quelles données à caractère personnel vous souhaitez accéder. Nous nous réservons le droit de facturer des frais administratifs pour plusieurs demandes consécutives. Nous nous réservons également le droit de rejeter les demandes qui sont manifestement non fondées ou excessives.

Droit de rectification - Vous avez le droit de demander la rectification, sans frais, des données à caractère personnel qui sont inexactes. Si une demande de rectification est formulée, elle doit être accompagnée de la preuve de l'inexactitude des données pour lesquelles la rectification est réclamée.

Droit à l'effacement - Vous avez le droit de demander l'effacement de vos données à caractère personnel si (a) vous retirez votre consentement et qu'aucun autre motif légal de traitement ne subsiste ; (b) nous sommes obligés par la loi de les effacer ; (c) vous avez exercé avec succès votre droit d'opposition ; (d) elles ne sont plus nécessaires compte tenu des finalités décrites ci-dessus ou (e) le traitement est illégal. Veuillez toutefois noter que nous évaluerons une demande d'effacement en fonction de :

a) nos intérêts primordiaux ou de ceux d'un tiers, dans la mesure où la loi l'autorise ;

b) des obligations légales ou réglementaires ou d'ordonnances gouvernementales ou judiciaires.

Au lieu de l'effacement, vous pouvez également demander de restreindre le traitement de vos données à caractère personnel si et lorsque (a) vous contestez l'exactitude de telles données, (b) le traitement est illégal, ou (c) les données ne sont plus requises pour les finalités décrites ci-dessus, mais que vous avez besoin de vous défendre dans le cadre de procédures judiciaires.

Droit d'opposition - Vous avez le droit de vous opposer au traitement de données à caractère personnel, mais vous devez expliquer les raisons sérieuses et légitimes liées à votre situation particulière qui justifient une telle objection. Cette explication n'est pas nécessaire si vous vous opposez à notre traitement de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct.

Droit de la portabilité des données - Vous avez le droit de demander une copie des données personnelles que vous nous avez fournie par voie numérique avec votre consentement ou pour l'exécution d'un contrat dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.

Droit de retirer le consentement - Si vous avez précédemment donné votre consentement au traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez le retirer à tout moment.

Comment exercer vos droits - Si vous souhaitez formuler une demande d'exercice d'un ou de plusieurs des droits susmentionnés, veuillez envoyer un e-mail à privacy@reynaers.com pour toutes les matières relatives aux droits des personnes concernées. Un e-mail demandant l'exercice d'un droit ne doit pas être interprété comme un consentement au traitement de vos données à caractère personnel, dans la mesure où un tel traitement va au-delà de ce qui est nécessaire pour traiter votre demande.

Cette demande doit clairement mentionner et spécifier le droit que vous souhaitez exercer et les raisons de cette demande, si la loi l'exige. Elle doit également être datée et signée, et être accompagnée d'une copie scannée numériquement de votre carte d'identité valable prouvant votre identité. Nous le demandons afin d'éviter toute personne non autorisée à abuser de vos droits.

Nous vous informerons de la réception de cette demande dans les plus brefs délais. Si la demande s'avère fondée, nous vous notifierons aussi vite que raisonnablement possible et au plus tard trente (30) jours après réception de la demande.

Si vous avez une plainte à formuler concernant le traitement de vos données à caractère personnel par nos soins, vous pouvez toujours nous contacter à l'adresse mail mentionnée dans le premier paragraphe de cette clause. Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, vous êtes libre de déposer une plainte auprès de l'autorité de protection des données compétente, à savoir l'Autorité belge de protection des données (https://www.autoriteprotectiondonnees.be).

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